Dicas para evitar a procrastinação

...como fazer muita coisa ao mesmo tempo sem procrastinar

Procrastinar é uma palavra horrorosa. Mais horroroso que ela só mesmo o hábito de procrastinar. Segundo o Aurélio, significa transferir para o outro dia, adiar, delongar, demorar, espaçar. Ou seja, empurrar com a barriga, deixar para amanhã o que se pode fazer hoje. Resultado: a lista de problemas à espera de solução ou de projetos que precisam ser despachados atormenta todo mundo. Atormenta os funcionários que dependem de uma resposta para continuar seu trabalho. E atormenta - com sentimento de culpa - quem deveria ter dado a resposta a tempo. Muitas vezes, a culpa (mais que justificável) pela procrastinação é do acumulo de tarefas. A falta de tempo também é um argumento bastante usado.

"É sempre angustiante e desgastante chegar ao final da tarde e perceber que quase nada de produtivo foi realizado", diz a consultora Maria Rita Gramigna, da MRG, consultoria de gestão e recursos humanos de Belo Horizonte. Maria Rita, que tem mestrado em criatividade na Espanha e é autora de dois livros, diz que é possível transformar procrastinação em ação. Como? Seguindo seus conselhos.

1 Primeiro (e indispensável) passo: arme-se de uma boa dose de humildade e reconheça que precisa mudar. Tome consciência de que você pode e é capaz de rever hábitos e atitudes. Não queira, no entanto, ver resultados no dia seguinte. "Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva pelo menos seis meses para começar a ter um novo comportamento", diz Maria Rita.

2 Por onde começar? Pelo começo. Faça uma lista das atividades que mais tomam tempo na sua rotina. Coloque, por exemplo, conversas ao telefone, responder e-mails, contatos com clientes, novos projetos, treinamentos, almoços, viagens, e assim por diante. Depois priorize cada uma delas. Classifique as tarefas em duas categorias: urgentes e importantes. As urgentes são aquelas tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde. As importantes estão ligadas às metas e ao negócio - delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado.

3 Agora é a hora da verdade: você está dedicando mais tempo às coisas urgentes ou às importantes? É preciso que haja um balanço entre as duas. Lembre-se de não procrastinar as coisas importantes. São elas que garantem seu emprego no longo prazo.

4 Diante de uma coisa que você não gosta de fazer e de outra que gosta, qual você faz primeiro? A tendência de todo mundo é escolher a que mais gosta. Ou seja, procrastinar aquilo que nos desagrada. Só que a vida não é feita só de coisas boas. "É possível corrigir essa falha com um instrumento especial: a agenda", diz Maria Rita. Anote tudo o que você tem que fazer em cada dia. Faça isso de manhã ou na noite anterior. Ao final da tarde, verifique seu desempenho. "O simples ato de visualizar um trabalho realizado estimula a superação de novas metas", diz Maria Rita.

5 Você pode concluir que virou um procrastinador porque, realmente, está acumulando funções demais.
Então, meu caro, é hora de delegar. Não adianta querer controlar tudo porque o dia, infelizmente, nunca terá 30 horas. E, como já afirma a sabedoria popular, é melhor uma andorinha na mão do que duas voando. Uma última coisa: não confunda delegar tarefas com repassar responsabilidades. Quem responderá pelo resultado final será sempre você.

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/edi9/como1.html